Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) αποτελείται από τη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου (ΜΕΕ) και τη Μονάδα Ελέγχων για τον Καν. (ΕΚ) 485/2008 και οι δύο υπό την εποπτεία της Υπεύθυνης της Υπηρεσίας.
ΜΟΝΑΔΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ(ΜΕΕ)
Η σύσταση της Υπηρεσίας αποτελεί κριτήριο διαπίστευσης για τον Κυπριακό Οργανισμό Αγροτικών Πληρωμών.
Η αποστολή της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου (ΜΕΕ) είναι :
- Να παρέχει ανεξάρτητες, αντικειμενικές διαβεβαιώσεις και συμβουλευτικές υπηρεσίες που σχεδιάζονται για να προσθέσουν αξία και να βελτιώσουν τις λειτουργίες του οργανισμού.
- Να βοηθά τον οργανισμό να πετύχει τους στόχους του με την υιοθέτηση μιας συστηματικής, πειθαρχημένης προσέγγισης ούτως ώστε να αξιολογεί και να βελτιώνει την αποτελεσματικότητα στην διαχείριση κινδύνου, τον έλεγχο και τη διακυβέρνηση.
- Να διαπιστώνει κατά πόσο τα δίκτυα διαχείρισης κινδύνου, ελέγχου και διοικητικών διαδικασιών του οργανισμού, όπως αυτά σχεδιάστηκαν από τη διεύθυνση, είναι επαρκή και λειτουργούν με τρόπο που να βεβαιώνουν ότι ο Οργανισμός λειτουργεί παραγωγικά και αποδοτικά και σύμφωνα με τους κοινοτικούς και εθνικούς κανονισμούς.
- Να βοηθά σε έρευνες για πιθανή απάτη μέσα στον Οργανισμό.
Για σκοπούς υλοποίησης της αποστολής της η ΜΕΕ συλλέγει πληροφορίες από τα διάφορα τμήματα του Οργανισμού και καταγράφει τα Μέτρα και Διαδικασίες που εφαρμόζονται από τον ΚΟΑΠ . Στη συνέχεια προβαίνει σε αξιολόγηση κινδύνου των Μέτρων και Διαδικασιών και καταρτίζει Πενταετές Πρόγραμμα Ελέγχου υπό τον όρο ότι αυτό διασφαλίζει ότι καλύπτονται όλοι οι σημαντικοί τομείς, συμπεριλαμβανομένων των τμημάτων που είναι αρμόδια για την έγκριση, για ένα διάστημα που δεν υπερβαίνει τα πέντε έτη, για σκοπούς πλήρης συμμόρφωσης με την σχετική πρόνοια του Καν. (ΕΚ) αρ. 885/2006 της Επιτροπής.
Το Ετήσιο Πρόγραμμα Ελέγχου απορρέει από το Πενταετές Πρόγραμμα Ελέγχου και επιτρέπει στη ΜΕΕ να καθορίσει τις προτεραιότητές της και να κατανείμει τους διαθέσιμους πόρους της με όσο το δυνατό πιο αποδοτικό και παραγωγικό τρόπο. Σε αυτό περιλαμβάνονται και έλεγχοι παρακολούθησης σχετικά με την υλοποίηση των εισηγήσεων της ΜΕΕ όπως προέκυψαν από προηγούμενους ελέγχους.
Η διαδικασία που ακολουθείται για τη διενέργεια των ελέγχων είναι σύμφωνη με τα Διεθνή Πρότυπα Επαγγελματικής Πρακτικής Εσωτερικού Ελέγχου (International Standards for the Professional Practice of internal Auditing) όπως αυτά καθορίζονται από το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών (Institute of Internal Auditors) . Περιορίζεται σε δείγμα συναλλαγών που καθορίζεται βάσει ανάλυσης κινδύνου.
Σε περιπτώσεις όπου διαπιστώνεται η ανάγκη εξειδικευμένων γνώσεων και υπηρεσιών όπως κτηνιατρικές υπηρεσίες, ειδικές γνώσεις τοπογραφίας, εξειδικευμένες γνώσεις ηλεκτρονικών υπολογιστών / πληροφορικής και άλλες, αυτή καλύπτεται με μίσθωση υπηρεσιών ανεξάρτητων, εξειδικευμένων συμβούλων.
Τα πορίσματα του κάθε ελέγχου καταγράφονται σε έκθεση εσωτερικού ελέγχου η οποία περιλαμβάνει τις αδυναμίες που εντοπίστηκαν ,εισηγήσεις για βελτίωση , την ανταπόκριση των ελεγχομένων καθώς και χρονοδιάγραμμα υλοποίησης των εισηγήσεων. Οι εκθέσεις αυτές αποστέλλονται προς τον Επίτροπο Αγροτικών Πληρωμών, στα ελεγχόμενα Τμήματα/Αναδόχους καθώς και στη Συμβουλευτική Επιτροπή Διαπίστευσης. ‘Όποτε ζητηθεί αυτές δίδονται και στους εξωτερικούς ελεγκτές.
Στο τέλος κάθε ημερολογιακού έτους η ΜΕΕ καταρτίζει Ετήσια Έκθεση Εσωτερικού Ελέγχου στην οποία ενσωματώνει τα πορίσματα και εισηγήσεις όπως αυτά προέκυψαν από όλους τους ελέγχους που διενεργήθηκαν εντός του έτους, την οποία επίσης υποβάλλει προς τον Επίτροπο Αγροτικών Πληρωμών.
ΜΟΝΑΔΑ ΕΛΕΓΧΩΝ 485/2008
Η Μονάδα Ελέγχων 485/2008 έχει την ευθύνη εκτέλεσης των ελέγχων σύμφωνα με τον Κανονισμό του Συμβουλίου (ΕΚ) 485/2008 σε δείγμα δικαιούχων οι οποίοι έχουν επιλεγεί βάσει ανάλυσης κινδύνου από την Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης του ΚΟΑΠ και έχουν ενταχθεί στο Πρόγραμμα Ελέγχου. Το Πρόγραμμα Ελέγχου αφορά την ελεγκτική περίοδο που αρχίζει την 1η Ιουλίου και λήγει την 30η Ιουνίου του επόμενου έτους και καλύπτει την χρηματοδοτική ενίσχυση που έχουν εισπράξει οι δικαιούχοι από το Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Εγγυήσεων (ΕΓΤΕ) εντός του οικονομικού έτους που λήγει δύο χρόνια πριν την ελεγκτική περίοδο.
Οι εκ των υστέρων έλεγχοι γίνονται για εξακρίβωση της κανονικότητας και πραγματικότητας των ενεργειών που αποτελούν αμέσως ή εμμέσως μέρος του συστήματος χρηματοδοτήσεως από το ΕΓΤΕ, βάσει των εμπορικών εγγράφων των δικαιούχων ή οφειλετών, ή των αντιπροσώπων τους. Σκοπός των ελέγχων αυτών είναι να επιβεβαιωθεί η γνησιότητα και συμμόρφωση των χρηματοδοτούμενων από το Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Εγγυήσεων (ΕΓΤΕ) πράξεων, να προληφθούν και να διωχθούν οι παρατυπίες και να ανακτηθούν τα απολεσθέντα εξαιτίας παρατυπιών ή αμελειών ποσά.
Οι ελεγκτές της Μονάδας Ελέγχων 485 δεν πρέπει να έχουν οποιαδήποτε εμπλοκή στους ελέγχους πριν την πληρωμή.
Οι έλεγχοι αυτοί διενεργούνται βάσει κατευθυντήριων γραμμών που εκδίδονται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή , επί τόπου στις εγκαταστάσεις των δικαιούχων και για επιλεγμένο δείγμα συναλλαγών το οποίο προκύπτει κατόπιν ανάλυσης κινδύνου . Περιλαμβάνουν μεταξύ άλλων διασταυρωτικούς ελέγχους με έγγραφα που λαμβάνονται από τους δικαιούχους ή τρίτα πρόσωπα που σχετίζονται με τις χρηματοδοτούμενες εμπορικές πράξεις.
Μετά την ολοκλήρωση κάθε ελέγχου, καταρτίζεται για κάθε δικαιούχο έκθεση εκ των υστέρων ελέγχου βάσει καθορισμένης μορφής η οποία προβλέπεται σε έγγραφο που εκδίδει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Περιλαμβάνει τα πορίσματα του ελέγχου, τυχόν παρατυπίες που έχουν εντοπιστεί και την εκτίμηση της Μονάδας Ελέγχων 485/2008 για τα αχρεωστήτως καταβληθέντα ποσά που πιθανώς θα πρέπει να ανακτηθούν.
Οι εκθέσεις αυτές υποβάλλονται προς την Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης-ΥΚΑ (Ειδική Υπηρεσία βάσει του άρθρου 11 του Καν 485) η οποία μετά από αξιολόγηση κοινοποιεί τις εκθέσεις στον Επίτροπο Αγροτικών Πληρωμών, με όλες τις εισηγήσεις της επί της κάθε έκθεσης καθώς και για οποιεσδήποτε ενέργειες θα πρέπει να ληφθούν από τα διάφορα Τμήματα.
Πριν από την 1η Ιανουαρίου που ακολουθεί τη περίοδο ελέγχου η Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης αποστέλλει, σύμφωνα με τον Κανονισμό, στην Επιτροπή λεπτομερή ετήσια έκθεση σχετικά µε την εφαρμογή του Καν. 485/2008. Η ετήσια έκθεση αναφέρει τις δυσκολίες που ενδεχομένως αντιμετωπίσθηκαν καθώς και τα μέτρα τα οποία έχουν ληφθεί για να υπερνικηθούν οι δυσκολίες αυτές καθώς και σημαντικά ευρήματα από τους ελέγχους ιδιαίτερα αναφορικά με αχρεωστήτως καταβληθέντα ποσά τα οποία θα ανακτηθούν και ενδεχόμενες παρατυπίες.